Bir müşteriyle yalnızca tek kişi ilgilendiğinde geçmişi hatırlamak kolaydır. İzin, görev değişikliği veya ekip büyümesi sırasında ise bu bilgiye başkalarının da ihtiyaç duyması doğaldır. Kısa ve düzenli görüşme notları, devri daha anlaşılır hale getirir.
Notu dört soruyla yazın
Ne konuşuldu? Hangi karar alındı? Hangi konu açık kaldı? Sonraki işi kim, ne zaman yapacak? Bu dört soruya yanıt veren birkaç cümle, uzun ve dağınık bir metinden daha kullanışlı olabilir. Notu ilgili müşteri veya fırsatla ilişkilendirin; kişisel bir defterde tek kopya olarak bırakmayın.
Yorum ile bilgiyi ayırın
Müşterinin söylediği bir cümle ile kendi değerlendirmenizi aynı kesinlikte yazmayın. Örneğin “Müşteri bütçeyi gelecek hafta paylaşacağını belirtti” gözlemdir; “Karar vermeye yakın olabilir” ise yorumdur. Bu ayrım, devralan kişinin yanlış varsayımlarla hareket etmesini önler.
Devirden önce açık işleri kontrol edin
- Son görüşmenin özeti güncel mi?
- Bekleyen teklif veya geri dönüş var mı?
- Açık görevlerin yeni sorumlusu belli mi?
- Müşteriye verilmiş bir tarih veya söz var mı?
Yalnızca kayıt sahibini değiştirmek devir işlemini tamamlamaz. Açık görevleri ve yaklaşan görüşmeleri de gözden geçirin. Eski sorumlunun kişisel hatırlatmalarında kalan bir iş olmamasına dikkat edin.
Gereksiz bilgiyi notlara taşımayın
İşin yürütülmesi için gerekli olmayan özel bilgileri, şifreleri veya kart bilgilerini görüşme notuna yazmayın. Ekip üyelerinin yalnız ihtiyaç duydukları kayıtlara erişmesini sağlayacak yetki düzenini kontrol edin. Müşteri geçmişini paylaşmak, her bilgiyi herkese açmak anlamına gelmez.
Devralan kişiyle kısa bir kontrol yapın
Devir sonrasında yeni sorumlu ilk işi ve tarihi kendi cümlesiyle özetleyebiliyor mu? Yanıt hayırsa eksik noktayı kayıtta tamamlayın. Böylece sonraki devirlerde de kullanılabilecek ortak bir bilgi düzeni oluşur.